Soutien logistique et matériel

Peypin, Mercredi 22 Septembre 2021,

Soucieuse d’accompagner le développement de la vie associative, la municipalité met en œuvre une politique de soutien et d’assistance aux associations déclarées sur le territoire communal.

Mise à disposition de salles communales aux associations

Salle des festivités

Salle de réunion

Le dossier de location d'une salle réservée lors de la réunion d’élaboration du calendrier des manifestations ou réservée ponctuellement en dehors de ce contexte, doit impérativement parvenir auprès du service du pôle culturel dans les délais suivants :

> Manifestation se déroulant au cours du 1er SEMESTRE, entre le 1er janvier et le 30 juin : dossier de location à transmettre du 1er au 20 novembre de l'année précédente

> Manifestation se déroulant au cours du 2nd SEMESTRE, entre le 1er juillet et le 31 décembre : dossier de location à transmettre du 1er au 20 mai de l'année en cours.

Les demandes ponctuelles de réservation de la salle de réunion doivent être formulées par courrier (ou mail) auprès du pôle culturel au moins 30 jours avant la date souhaitée. A réception de votre demande et sous réserve de disponibilité de la salle, vous serez invité à compléter un dossier de location à transmettre au moins 20 jours avant la date souhaitée.

Dossier de réservation des salles communales

Prêt de matériel à l'occasion d'un événement organisé en plein air

Mesures transitoires dans le cadre de la crise sanitaire

En application du décret n°2021-699 du 1er juin 2021 prescrivant les mesures générales nécessaires à la gestion de la sortie de la crise sanitaire, les rassemblements, réunions, ou activités sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public qui ne sont pas interdits au titre du décret sus-cité, doivent être organisés dans des conditions permettant de garantir le rescpect des dispositions sanitaires en vigueur.

Les organisateurs des rassemblements, réunions ou activités de plus de 100 personnes doivent adresser une déclaration à pref-magge@bouches-du-rhone.gouv, au moins 3 jours francs et au plus 15 jours francs avant la date de l'événement. Cette déclaration doit impérativement être envoyée avec un avis de la Mairie. Ainsi, avant toute transmission en Préfecture, il vous appartiendra d'adresser un exemplaire de cette déclaration à l'adresse suivante : mairie.peypin@orange.fr afin d'obtenir l'avis de la Mairie. Une réponse par messagerie sera apportée par les services préfectoraux à toute déclaration. Le préfet peut alors en prononcer l’interdiction si les mesures ne sont pas de nature à permettre le respect des mesures sanitaires en vigueur.

Par ailleurs, l'obligation de présenter un pass sanitaire est étendue aux événements, lieux et établissements mentionnés à l'article 47 du sus-décret. Sa mise en oeuvre incombe aux organisateurs de manifestations.

Déclaration événement extérieur

Afin de faciliter la gestion du parc de matériel composé de bancs, tables, barrières, podium modulable et matériel de sonorisation, mais également l'intervention des différents services municipaux sollicités à l'occasion d'une manifestation, l’organisateur doit avant toute démarche, contacter le pôle culturel pour enregistrer l'événement au calendrier et vérifier la faisabilité du projet, avant de transmettre une fiche technique de déclaration d’une manifestation dans un délai minimum de deux mois avant la manifestation.

Dans le cadre spécifique de l’organisation d’une vente au déballage avec occupation du domaine public (brocante, marché..), l’organisateur doit adresser, outre la fiche technique de déclaration d’une manifestation précitée, une déclaration préalable de vente au déballage dans les 3 mois qui précèdent la manifestation auprès du service de la police municipale, en charge de la gestion des droits de place.

A réception de ces fiches dans les délais impartis, le pôle culturel se chargera de transférer les demandes auprès des services compétents, à savoir :
- auprès du Centre Technique Municipal en matière de besoins logistiques
- auprès de la Police municipale pour l'établissement des actes règlementaires relatifs à l’occupation du domaine public, dérogations horaires, mesures de restrictions de circulation et de stationnement.

Les demandes exprimées en dehors des délais précités ne pourront faire l'objet d'un examen.

Organisation du forum des associations

Le Forum des associations organisé par la commune de Peypin rassemble chaque année au mois de septembre, un public toujours plus nombreux. Cet événement, destiné à promouvoir les activités des associations, se veut un moment de rencontre et de partage qui participe à la démonstration de la diversité du tissu associatif.

Pour solliciter un emplacement sur le forum des associations réservé exclusivement réservé aux associations ayant déclaré leur siège social sur la commune. il suffit de télécharger un dossier d’inscription et de l’adresser par mail à pole-culturel@peypin.fr ou par courrier : Pôle culturel, Mairie de Peypin, Hôtel de Ville - 13124 PEYPIN.

A réception du dossier, le service examinera votre demande et vous contactera pour confirmer votre inscription. (Le nombre de stands étant limité.)

Mise à disposition de moyens de reprographie

Le pôle culturel met à la disposition des associations, un photocopieur (papier non fourni) pour la reproduction de documents (limités à 200 copies). Contacter au préalable le service pour s'assurer de la disponibilité du matériel. Une fiche d’impression sera complétée pour comptabiliser le nombre de copies réalisées.

Contact : 04 42 82 55 70 - Courriel : pole-culturel@peypin.fr