Peypin, Dimanche 13 Juillet 2025, 24 °C, Globalement CouvertSoucieuse d’accompagner le développement de la vie associative, la municipalité met en œuvre une politique de soutien et d’assistance aux associations déclarées sur le territoire communal.
| Salle des festivités - Capacité d'accueil de 180 personnes | Salle de réunion - Capacité d'accueil de 19 personnes | |
Le dossier de location d'une salle réservée lors de la réunion d’élaboration du calendrier des manifestations ou réservée ponctuellement en dehors de ce contexte, doit impérativement parvenir auprès du service du pôle culturel dans les délais suivants : > Manifestation se déroulant au cours du 1er SEMESTRE, entre le 1er février et le 30 juin : dossier de location à transmettre avant le 10 janvier de l'année de référence > Manifestation se déroulant au cours du 2nd SEMESTRE, entre le 1er juillet et le 31 décembre + mois de janvier de l'année N+1 : dossier de location à transmettre avant le 15 mai de l'année de référence. Fiche de réservation salle polyvalente | Les demandes ponctuelles de réservation de la salle de réunion doivent être formulées par courrier (ou mail) auprès du pôle culturel au moins 30 jours avant la date souhaitée. A réception de votre demande et sous réserve de disponibilité de la salle, vous serez invité à compléter un dossier de location à transmettre au moins 20 jours avant la date souhaitée. Formulaire de réservation salle de réunion |
COMPOSITION DU DOSSIER DE DEMANDE DE MISE A DISPOSITION D’UNE SALLE
L’enregistrement de la location ne sera effectif qu’après transmission au pôle culturel, dans les délais impartis, d’un dossier de location comportant :
- Le formulaire de demande réservation ponctuelle dûment complété
- Une attestation d’assurance en responsabilité civile pour les dommages corporels et matériels que l’utilisateur peut occasionner aux tiers, couvrant également les risques locatifs liés à la mise à disposition d’un local communal
- Un chèque de caution d’un montant de 200 euros à l’ordre du« Trésor Public »
- Le cas échéant, le règlement des frais de location (modalités mentionnées au règlement intérieur en vigueur à la date de l’événement - publié sur le site internet)
Tout dossier incomplet dans les délais impartis entraînera l’annulation de la réservation. |
La déclaration ne constitue pas une réponse favorable à la validation de l’événement. En fonction de la nature de la manifestation, les services municipaux devront être consultés en amont du projet pour vérifier la faisabilité du projet en matière de sécurité ou de soutien logistique. Par ailleurs, les événements resteront soumis aux conditions sanitaires et au respect de la règlementation en vigueur au moment de leur organisation.
Organisation d'un événement en plein air
Déclaration événement extérieur
Afin de faciliter la gestion du parc de matériel composé de bancs, tables, barrières, podium modulable et matériel de sonorisation, mais également l'intervention des différents services municipaux sollicités à l'occasion d'une manifestation, l’organisateur doit avant toute démarche, contacter le pôle culturel pour enregistrer l'événement au calendrier et vérifier la faisabilité du projet, avant de transmettre une fiche technique de déclaration d’une manifestation extérieure dans les délais suivants :
> Manifestation se déroulant au cours du 1er SEMESTRE, entre le 1er février et le 30 juin : déclaration à transmettre avant le 10 janvier de l'année de référence
> Manifestation se déroulant au cours du 2nd SEMESTRE, entre le 1er juillet et le 31 décembre + mois de janvier de l'année N+1 : déclaration à transmettre avant le 15 mai de l'année de référence.
Dans le cadre spécifique de l’organisation d’une vente au déballage avec occupation du domaine public (brocante, marché..), l’organisateur doit adresser, outre la fiche technique de déclaration d’une manifestation précitée, une déclaration préalable de vente au déballage dans les 3 mois qui précèdent la manifestation auprès du service de la police municipale, en charge de la gestion des droits de place.
A réception de ces fiches dans les délais impartis, le pôle culturel se chargera de transférer les demandes auprès des services compétents, à savoir :
- auprès du Centre Technique Municipal en matière de besoins logistiques
- auprès de la Police municipale pour l'établissement des actes règlementaires relatifs à l’occupation du domaine public, dérogations horaires, mesures de restrictions de circulation et de stationnement.
Les demandes exprimées en dehors des délais précités ne pourront faire l'objet d'un examen.
DÉMATÉRIALISATION DES DÉCLARATIONS ET DEMANDES D’AUTORISATIONS DE MANIFESTATIONS SPORTIVES
Toute manifestation sportive organisée sur la voie publique, entre dans le cadre réglementaire d’un régime particulier d’occupation de la voie publique. Seules les autorités détentrices de la police de la circulation sur les voies empruntées peuvent accorder, par arrêté, aux organisateurs de manifestations sportives circulant sur les voies ouvertes à la circulation publique, des régimes particuliers d’occupation de la voie publique. En fonction des voies empruntées et des impératifs de sécurité publique, une manifestation peut bénéficier de plusieurs régimes différents successifs sur son itinéraire. Plus d’informations sur : https://www.bouches-du-rhone.gouv.fr/layout/set/print/Demarches-administratives/Autres-demarches/Manifestations-sportives
Dans une démarche de simplification des procédures de déclaration et des demandes d’autorisation des manifestations sportives, les organisateurs doivent désormais utiliser la Plateforme manifestations sportives.fr
Cette interface internet facilite les démarches, permet un suivi administratif en temps réel, intègre un service de cartographie, et propose un calendrier des événements à destination du grand public. Elle propose des conseils, documents ressources et services pratiques, ainsi qu’un espace dédié à l’organisation de manifestations sportives écoresponsables.
Page d’aide organisateur : https://www.manifestationsportive.fr/aide/sommaire
Organisation du forum des associations
Le Forum des associations organisé par la commune de Peypin rassemble chaque année au mois de septembre, un public toujours plus nombreux. Cet événement, destiné à promouvoir les activités des associations, se veut un moment de rencontre et de partage qui participe à la démonstration de la diversité du tissu associatif.
Pour solliciter un emplacement sur le forum des associations réservé exclusivement réservé aux associations ayant déclaré leur siège social sur la commune, il suffit de télécharger un dossier d’inscription et de l’adresser par mail avant la cloture des inscriptions à pole-culturel@peypin.fr ou par courrier : Pôle culturel, Mairie de Peypin, Hôtel de Ville - 13124 PEYPIN.
A réception du dossier, le service examinera votre demande et vous contactera pour confirmer votre inscription. (Nombre de stands limités.).
Mise à disposition de moyens de reprographie
Le pôle culturel met à la disposition des associations, un photocopieur (papier non fourni) pour la reproduction de documents (limités à 200 copies). Contacter au préalable le service pour s'assurer de la disponibilité du matériel. Une fiche d’impression sera complétée pour comptabiliser le nombre de copies réalisées.
Contact : 04 42 82 55 70 - Courriel : pole-culturel@peypin.fr
